Missä sijaitsevat yrityksesi tärkeät paperit silloin, kun et käytä niitä?

Moni työelämässä olevista ihmisistä käsittelee lukuisia dokumentteja työpäivänsä aikana. Vielä muutama vuosikymmen sitten tieto asui useimmiten paperilla. Viime vuosien aikana käsittelemiemme dokumenttien ja tiedostojen määrä on kasvanut – vaikka viestien paperille tulostaminen onkin vähentynyt. Kuvaamme ja dokumentoimme jatkuvasti työtämme ja muutakin elämäämme muun muassa älylaitteiden avulla sekä työskentelemme etäyhteyksien päässä toisistamme. Kaikki tämä lisää materiaalien jakamisen tarvetta verkossa esimerkiksi kollegoiden, kumppanien ja asiakkaiden kesken. 

Sopimukset, artikkelit, kuvat, asiakastiedot, tarjoukset, tilaukset…Minkälaista tietoa sinä olet katsellut ja käsitellyt tänään? Entä mitä olet lähettänyt kommentoitavaksi, luettavaksi, tarkastettavaksi tai allekirjoitettavaksi? Skannaamme ja tulostamme edelleen, vaikka emme aina enää teekään sitä fyysisesti paperille.

Ehkäpä sinäkin tulostat vähintään ne tärkeimmät asiat perinteisesti paperille? Työpaikoilla tulostaminen tulostaminen kuuluu valinnaiseen ja välttämättömään arkeen. Paperia ja tulostimia tarvitaan yhä vaikkapa verkkokauppatilauksen osoitelapun sekä sen saatekirjeen ja mahdollisen palautuksen ohjeen tulostamiseen. Ja oletko huomannut, kuinka erikoistulostamisen määrä on kasvanut? Kun halutaan viestiä laadusta ja herättää tunteita, on konkreettiset kuvat tai dokumentti, jonka voi ojentaa saajalleen oiva tapa erottautua ja jäädä mieleen. Nykyään puhutaan myös arvotulostamisesta. Arvotulostamisen keskiössä on laadukas paperi ja hyvä tulostusjälki, joka saadaan aikaiseksi esimerkiksi Canonin merkkitulostimilla. Arvotulostaminen tuo kilpailuetua, kun laadukas printti, esimerkiksi arvoasunnon asuntoesite tai arvokorun aitoussertifikaatti annetaan kiinnostuneelle ostajalle.

Skannaatko tai lähetätkö dokumentteja sähköpostiin, vaikka niille olisi olemassa parempikin paikka?

Oletko tullut ajatelleeksi sitä, missä työssäsi tarvitsemat dokumentit ja tiedostot sijaitsevat sillä aikaa, kun et tarvitse niitä? Dokumentti ilmestyy laitteeseen usein skannaamalla ja poistuu laitteesta tulostamalla, mutta missä tieto sijaitsee siinä välissä? Onko materiaalisi turvassa ja sijaitsevatko ne oikeassa paikassa? Voisivatko tiedot sijaita helpommin hallittavassa paikassa, joka on myös tietoturvallinen? 

Harvalla yrityksellä on henkilöstöä, jolla olisi aikaa miettiä tietoturvallista dokumentinhallintaa. Canon Business Center ja sen kumppaniyritys Bitmore ovat dokumentinhallinnan ammattilaisia, joiden huoleksi voit jättää koko asiakirjoja, dokumentteja ja tiedostoja koskevan vyyhdin. Ammattilaisemme järjestävät koko ympäristösi niin, että tieto ja tiedostot ovat ja asuvat siellä missä pitää: sujuvasti saavutettavissa heille, joilla on hyvä olla pääsy tietoihin, ja samalla heidän ulottumattomissaan, joille tieto ei kuulu.

Dokumentinhallinnan ei tarvitse olla vaikeaa – anna homma ammattilaisten huoleksi!

Kun tarvitset apua yrityksesi dokumentinhallintaan, ota yhteys meihin. Ratkaisemme ja organisoimme yrityksesi dokumentit jatkossa siten, että sinun ei tarvitse miettiä missä tärkeät paperisi ja asiakirjasi sijaitsevat ja onko tietoturvasi kunnossa. Jätä dokumentinhallinta meidän huoleksemme. Selvitämme yrityksesi tarpeet napakalla alkukartoituksella. Seuraavaksi saatkin jo ratkaisuehdotuksemme. Ratkaisun pyytäminen ei sido sinua mihinkään, joten anna ammattilaistemme auttaa!

Ota yhteys Mikaeliin, niin katsotaan dokumentinhallinta-, tulostus- ja skannausasiasi kuntoon!