Toimivan Teams-kokouksen avaimet – Varmista tehokas ja sujuva etäkokous

Etätyö on tullut jäädäkseen, ja etäpalaverit ovat osa arkipäivää monissa yrityksissä ja organisaatioissa. Microsoft Teams on yksi suosituimmista työkaluista, jonka avulla tiimit voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa, riippumatta fyysisestä sijainnista. Vaikka Teams-kokoukset ovat tehokas tapa pitää yhteyttä, ne voivat toisinaan tuntua sekavilta tai tehottomilta ilman oikeaa suunnittelua ja valmistelua. Tässä blogipostauksessa annamme konkreettisia vinkkejä, joiden avulla voit parantaa Teams-kokouksiesi toimivuutta ja varmistaa, että ne ovat mahdollisimman tehokkaita ja sujuvia.

1. Selkeä agenda – suunnittelu on avain

Jokaisen onnistuneen kokouksen lähtökohtana on huolellinen suunnittelu. Kun tiedetään etukäteen, mitä kokouksessa käsitellään, aika käytetään tehokkaasti ja osallistujat pysyvät keskittyneinä. Ennen Teams-kokousta on tärkeää luoda selkeä agenda ja jakaa se kaikille osallistujille hyvissä ajoin. Agendan tulisi sisältää:

• Kokouksen pääaiheet
• Tavoitteet, jotka halutaan saavuttaa
• Mahdolliset päätettävät asiat
• Aikataulu ja kesto

Kun osallistujat tietävät etukäteen, mitä käsitellään, he voivat valmistautua paremmin ja kokous etenee sujuvasti. Vältä myös liian pitkiä kokouksia – tiivis, ytimekäs tapaaminen on usein tehokkaampi kuin tuntien mittainen maratonkokous.

Joskus hyvin suunnitellun palaverin lopputuloksena, voi olla havainto, että kokouksen sijaan asian voi hoitaa myös sähköpostilla.

2. Tekniikan toimivuus – varmista sujuva aloitus

Tekniset ongelmat voivat hidastaa kokouksen käynnistymistä ja heikentää kaikkien osallistujien keskittymistä. On hyvä käytäntö testata tekniset laitteet ja yhteydet etukäteen. Varmista, että:

• Mikrofonit, kaiuttimet ja kuulokkeet toimivat moitteettomasti
• Internet-yhteys on vakaa
• Teams-sovellus on ajan tasalla, jotta vältetään ohjelmiston aiheuttamat viiveet tai ongelmat
• Tarkista etukäteen ketkä osallistuvat etänä ja ketkä mahdollisesti paikan päältä, jotta voit suunnitella mitä mikrofonia käytetään.
• Tarkista ja suunnittele myös kenen tietokoneesta esitetään mahdolliset esitykset, jotta tarvittavalla osallistujalla on materiaalit sovitusti valmiina.

Teams tarjoaa monia hyödyllisiä työkaluja, kuten taustasumennuksen ja erilaiset esitysasetukset, jotka voivat parantaa kokouksen visuaalista laatua ja keskittymisrauhaa. Näitä kannattaa hyödyntää etenkin, jos kokousympäristö ei ole täysin rauhallinen tai ammattimainen.

3. Hyvä käytös Teams-kokouksissa – pienet asiat, suuri vaikutus

Vaikka kyseessä on virtuaalikokous, hyvät tavat ja selkeä viestintä ovat edelleen tärkeitä. Muutama perusohje voi auttaa pitämään kokouksen ryhdissä:

• Kamera päällä: Vaikka joskus tuntuisi mukavammalta pitää kamera pois päältä, kasvojen näkeminen lisää läsnäolon tunnetta ja sitouttaa osallistujia paremmin.
• Mikrofonin mykistäminen: Kun et puhu, pidä mikrofoni mykistettynä, jotta taustaäänet eivät häiritse muita osallistujia.
• Keskustelu kanavalla: Teamsissa on loistava chat-toiminto, jota kannattaa hyödyntää, jos haluaa esittää kysymyksiä tai kommentteja häiritsemättä puhujia. Tämä voi myös auttaa dokumentoimaan tärkeitä kysymyksiä tai huomioita kokouksen aikana.
• Puheenvuoron pyytäminen: Etenkin kun Teams-palaverissa on paljon osallistujia, nosta käsi kun sinulla on asiaa. Näin palaverin vetäjä voi huomioida ja jakaa puheenvuoron sopivassa vaiheessa.
  
  

4. Osallistujien aktivoiminen – luo vuorovaikutusta

Tehokkaassa Teams-kokouksessa kaikki osallistujat ovat sitoutuneita ja aktiivisia. Osallistumisen lisäämiseksi voi käyttää erilaisia tekniikoita, kuten:

• Kysymykset ja keskustelut: Anna tilaa kysymyksille ja keskustelulle. Kysy aktiivisesti osallistujien mielipiteitä ja varmista, että jokaisella on mahdollisuus puhua.
• Breakout-huoneet: Teamsissa on mahdollista luoda pienryhmiä (breakout rooms), joissa osallistujat voivat keskustella pienemmissä ryhmissä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos kokouksessa on paljon osallistujia tai käsiteltävät aiheet vaativat syvällisempää keskustelua.
• Äänestykset ja kyselyt: Teams tarjoaa myös äänestystyökaluja, joiden avulla voit nopeasti kerätä osallistujien näkemyksiä tai tehdä päätöksiä.

Aktiviteetit, kuten kyselyt ja pienryhmätyöskentely, pitävät kokouksen dynaamisena ja mielenkiintoisena, jolloin osallistujat pysyvät paremmin mukana ja kokous tuottaa konkreettisia tuloksia.

Vinkki! Palaverien alkuun voi antaa akateemisen vartin ennen varsinaista Teams-kokouksen alkamisaikaa. Sosiaalisille ja ekstroverteille ihmisille tämä hetki toimii kahvipöytäkeskustelun tapaan hyvänä hetkenä vaihtaa kuulumisia. Näin yhteyden luominen ja yhteenkuuluvaisuuden tunne syntyy helpommin vaikka työntekijäsi osallistuisivatkin palavereihin etänä. Lisäksi varsinaista palaveriaikaa ei kulu kuulumisien vaihtoon vaan aikataulu pitää paremmin.

5. Materiaalien jakaminen ja kokouksen tallentaminen

Teams-kokouksen aikana on usein tarpeen jakaa materiaaleja, kuten esityksiä tai dokumentteja. Teamsin sisäänrakennetut jakamistoiminnot tekevät tästä helppoa, mutta on tärkeää varmistaa, että jaettavat tiedostot ovat kaikkien saatavilla ja esitykset sujuvat teknisesti ilman viivettä.

Lisäksi Teamsissa voi tallentaa kokouksen, jolloin siihen voi palata myöhemmin tai jakaa tallenne niille, jotka eivät päässeet osallistumaan. Tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus etenkin silloin, kun kokouksessa käsitellään paljon tietoa tai tehdään tärkeitä päätöksiä.

6. Selkeä lopetus ja toimenpiteet

Hyvässä kokouksessa on selkeä alku ja loppu. Ennen kokouksen päättämistä on tärkeää:

• Koota yhteen kokouksessa käsitellyt asiat
• Varmistaa, että kaikki osallistujat tietävät, mitä seuraavaksi tapahtuu
• Jakaa tehtävät ja toimenpiteet selkeästi: kuka tekee mitä ja mihin mennessä

Lähetä kokouksen jälkeen muistiinpanot ja tehtävälista osallistujille. Tämä auttaa varmistamaan, että kokouksen päätökset etenevät käytäntöön ja jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan.

7. Jatkuva parantaminen – pyydä palautetta

Vaikka Teams-kokouksesi sujuisi hyvin, aina on mahdollisuus parantaa. Palautteen kysyminen osallistujilta on erinomainen tapa kehittää kokouksia entistä tehokkaammiksi. Voit esimerkiksi kysyä:

• Oliko kokous ajan käytön kannalta tehokas?
• Oliko materiaali selkeästi esitetty?
• Miten vuorovaikutusta voisi parantaa?

Tällä tavalla voit jatkuvasti kehittää omaa kokoustapasi ja varmistaa, että Teams-kokoukset palvelevat tiimisi tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimiva Teams-palaveri on monen tekijän summa

Toimiva Teams-kokous perustuu hyvään suunnitteluun, tekniseen toimivuuteen, osallistujien aktivointiin ja selkeään viestintään. Kun otat huomioon nämä tekijät, etäkokoukset voivat olla yhtä tehokkaita, ellei jopa tehokkaampia, kuin perinteiset kasvokkain pidettävät kokoukset. Muista myös, että hyvän kokouksen jälkeen tehtävät päätökset ja toimenpiteet ovat yhtä tärkeitä kuin itse kokouksen sujuvuus.

Hyödynnä Teamsin tarjoamat työkalut ja ominaisuudet, ja varmista, että tiimisi on valmis kohtaamaan virtuaalityön haasteet entistä tehokkaammin. Toimivien kokousten avulla yrityksesi voi säästää aikaa, parantaa yhteistyötä ja saavuttaa parempia tuloksia.